Numérisation de la gestion de l’espace public à Binche

Transparence pour les citoyens, allégement de la charge administrative et meilleure vue sur la sécurité. 

La gestion de l’espace public est un véritable casse-tête pour de nombreuses communes. Il faut anticiper dans le temps et dans l’espace toutes les demandes qui arrivent sans cesse de la part des citoyens et entreprises : déménagements, travaux, conteneurs, événements, grues, terrasses, etc.  

A l’instar d’une dizaine d’autres communes wallonnes, Binche a récemment décidé de numériser sa gestion des occupations temporaires en faisant confiance à la plateforme Smart City Eaglebe, numéro 1 en Belgique avec plus de 170 communes actives. 

Une administration ouverte, une charge administrative allégée 

Quelles sont les apports de cette solution ? Laissons la parole à celui qui a la lourde tâche de traiter les dossiers : “Il s’agit d’un gain de temps non négligeable pour le traitement des dossiers par l’administration et cela a également un impact sur le citoyen. Une carte publique étant disponible, cela facilite également le travail des agents de terrain contrôlant les occupations. En outre, le citoyen peut suivre en temps réel sa demande, savoir où en est le traitement de celle-ci et même effectuer une prolongation sans devoir prendre contact avec l’administration pendant les horaires d’ouverture” souligne Quentin, chargé de traiter toutes les demandes. 

Un espace public sécurisé 

En interne, la plateforme permet aussi de soulager le travail administratif, comme le confirme toujours Quentin : “L’analyse peut se faire rapidement car les données qui arrivent dans le service sont à jour et le logiciel nous permet de rapidement détecter les conflits. La plateforme étant dévolue à d’autres services impliqués dans la gestion du domaine public, elle permet de rapidement demander des avis ou encore transmettre des informations en évitant les chaines d’email et donc d’éventuels oublis. Une fois les documents générés, ils sont directement pris en charge via la plateforme par le secrétariat du Bourgmestre pour ensuite nous revenir numérisés. Après une dernière vérification ils peuvent être importés dans le dossier et le citoyen reçoit automatiquement ses documents”. 

En fin de processus, le Bourgmestre peut consulter, directement sur sa tablette, l’ensemble du dossier, visualiser l’impact sur le domaine public et signer électroniquement les arrêtés de police, une première en Wallonie ! 

La sécurité fait partie des compétences propres du Bourgmestre et est évidemment une préoccupation majeure. Là encore, en cartographiant précisément les occupations et en prévenant les conflits, la numérisation peut grandement appuyer la prise de décision. Cerise sur le gâteau, le citoyen peut également avoir accès à la carte publique des occupations et chantiers qui se met à jour automatiquement : une véritable carte interactive des chantiers ! 

Gestion du changement et réduction de la fracture numérique 

Changer d’outil n’a rien d’anodin au sein d’une administration. Il ne suffit pas “simplement” d’acquérir une licence, le service public ne doit pas s’interrompre. C’est pourquoi une attention particulière a été accordée au processus de démarrage et au paramétrage, tout comme à la formation des utilisateurs : “Avant d’ouvrir la solution au citoyen, nous avons pu paramétrer le logiciel et nous familiariser avec celui-ci grâce à une version Beta disponible uniquement pour l’administration” reprend Quentin.  

Cette période d’accompagnement a été mise à profit pour tester les procédures et permettre aux agents de se familiariser avec la solution. De plus, “ Nous avons préalablement établi un listing des sociétés ayant réalisés une demande en 2022 et nous les avons avertis par un email du changement de procédure. Pour les citoyens, nous les avons informés en temps réelle par téléphone ou par mail de la nouvelle procédure, ainsi que via le site de la Ville de Binche. Nous avons bien entendu laissé en place les demandes via le formulaire papier en parallèle du logiciel pendant deux semaines pour une meilleure transition”. 

Depuis lors, les demandes et leur traitement s’effectuent sans encombre via la plateforme. Une ville plus “Smart” et proche du citoyen, un exemple de transition numérique réussie !