Eaglebe Toertochten Integratie SV

Winter, zomer, hittegolf of sneeuwstorm het maakt allemaal niet uit, de Vlaming kruipt hoe dan ook op zijn ‘velo’. Want, naast die vervelende baksteen, lijkt de gemiddelde inwoner van deze  13,624 km² in NW Europa ook een binnenband in zijn maag te hebben. Da’s dan ook de reden dat hier bij ons een uitzonderlijk groot aantal toertochten worden georganiseerd. En ondanks al onze ervaring, laat de organisatie hiervan vaak nog aan te wensen over.

Maar dat stopt vandaag, want door de integratie van Eaglebe en de e-tool van Sport Vlaanderen kan iedere organisator, sportfederatie en lokaal bestuur op beide oren slapen. In deze Feature of the Month Blogpost kom je te weten hoe we dit hebben aangepakt. 

De uitdaging

De organisatie van een toertocht start altijd binnen de e-tool van Sport Vlaanderen. Hier vult de organisator alle gegevens in, waarna deze wordt beoordeeld door de betrokken federatie/overkoepelende actor en Sport Vlaanderen. Eens deze hun goedkeuring hebben gegeven, worden de nodige adviezen ingewonnen bij de betrokken lokale besturen en andere instanties (ANB, AWV, …).

Tot voor kort moest ieder lokaal bestuur deze toertocht beoordelen en zijn advies geven binnen de e-tool van Sport Vlaanderen. Dit werkte wel, maar voor het lokaal bestuur ontbrak het totaalplaatje: wat is de impact van deze toertocht op het openbaar domein, zijn er conflicten met andere werken of evenementen, hoe kunnen we dit verder intern verwerken in samenwerking met andere diensten, … ?

Hierdoor kwam het vaak voor dat de organisator ook een dossier moest opstarten bij het lokaal bestuur naast het dossier bij Sport Vlaanderen wat, rekening houdend met het feit dat een toertocht vaak meerdere gemeenten doorkruist, een hele hoop extra werklast met zich meebracht voor zowel de organisator als het lokaal bestuur.

De oplossing

De integratie tussen de e-tool van Sport Vlaanderen en Eaglebe zorgt ervoor dat dossiers vlot doorstromen tussen de twee platformen.  Hierdoor moet de organisator zijn aanvrag slechts 1 keer ingeven binnen de e-tool en wordt alle info gedeeld met de betrokken partijen.

Voor de lokale besturen wordt er automatisch een nieuw Eaglebe dossier aangemaakt wanneer deze een advies moeten geven. Hier zien zij alle info van deze aanvraag en kunnen ze gebruik maken van de kracht van Eaglebe om deze te verwerken. Zo kan je makkelijk:

• • Conflicten detecteren met andere evenementen & werken
  • Signalisatieplannen opmaken en doorsturen naar de uitvoerende diensten voor plaatsing
  • Adviezen inwinnen binnen (en buiten) het lokaal bestuur
  • …

Eens het dossier werd goedgekeurd binnen Eaglebe, wordt dit automatisch teruggekoppeld richting de e-tool van Sport Vlaanderen. De goedkeuring en verdere communicatie naar de organisator verloopt via de e-tool, zodat er steeds een rechte lijn van communicatie is.

Samengevat

De integratie tussen Eaglebe en de e-tool zorgt ervoor dat:

• • Alle partijen werken binnen hun eigen platform
  • Informatie slechts éénmalig moet worden ingegeven
  • Informatie vlot kan worden gedeeld

Als kers op de taart is deze functionaliteit volledig gratis en beschikbaar voor alle Eaglebe gebruikers! Meer info over de nodige configuraties kan je vinden op onze Helpdesk. Heb je nog verdere vragen? Maak dan gerust een ticketje aan op de Helpdesk en dan helpen we je graag verder.