Eaglebe boekhouding

De nodige adviezen werden verkregen, de werkopdrachten aangemaakt, de vergunning gegenereerd en alles is verzonden naar de aanvrager. Klus geklaard, boeken toe en tijd om te gaan padellen met de vrienden. 

Maar wat met de betaling? Wat met de boekhouding? Wat met eventuele terugbetalingen?! Met Eaglebe is dit niet langer een probleem voor de financiële dienst van het lokaal bestuur maar stromen alle gegevens vlot door. In deze Feature of the Month Blogpost kom je alles te weten over de koppeling tussen Eaglebe en de boekhouding. 

De uitdaging

Wanneer een dossier wordt verwerkt binnen Eaglebe is de laatste stap vaak de betaling van de gekoppelde retributie. Deze moet soms worden volbracht voor het afleveren van de vergunning maar kan ook achteraf worden betaald. Onafhankelijke van de betaal methode, zal de informatie van deze betalingen moeten doorstromen naar de boekhouding van het lokaal bestuur.

Vandaag is dit vaak een vergeten maar noodzakelijk kwaad en door de verspreide verantwoordelijkheid, verschillende softwarepakketten en plethora aan formaten is het moeilijk het bos door de bomen te zien. Er is dus nood aan een gestroomlijnde workflow met een duidelijke taakverdeling en minimale foutmarge. 

De uitdaging

Wanneer een dossier wordt verwerkt binnen Eaglebe is de laatste stap vaak de betaling van de gekoppelde retributie. Deze moet soms worden volbracht voor het afleveren van de vergunning maar kan ook achteraf worden betaald. Onafhankelijke van de betaal methode, zal de informatie van deze betalingen moeten doorstromen naar de boekhouding van het lokaal bestuur.

Vandaag is dit vaak een vergeten maar noodzakelijk kwaad en door de verspreide verantwoordelijkheid, verschillende softwarepakketten en plethora aan formaten is het moeilijk het bos door de bomen te zien. Er is dus nood aan een gestroomlijnde workflow met een duidelijke taakverdeling en minimale foutmarge. 

De oplossing

Om een vlotte betaling en doorstroom van facturatie gegevens te voorzien, voorziet Eaglebe de nodige ondersteuning tijdens de nasleep van het vergunningsproces. Alvorens de vergunning voor een parkeerverbod wordt afgeleverd, ontvangt de aanvrager een digitaal betaalverzoek. De aanvrager kan snel en eenvoudig digitaal betalen via de betaalmethodes ingesteld door uw bestuur.

Voor grotere werken kan de vergunning ook meteen worden afgeleverd en door een vlotte doorstroom richting de boekhouding, ontvangt de aannemer zijn factuur hiervoor tijdig en correct.

De doorstroom richting boekhouding gebeurt op basis van een eenvoudige export uit Eaglebe in een formaat leesbaar door jullie boekhoudpakket. Een periodieke export zorgt ervoor dat alle betaalde of openstaande facturen worden doorgegeven aan de financiële dienst en van hieruit makkelijk kunnen worden opgevolgd. Op basis van een uniek OGM-nummer voor iedere factuur, kunnen deze gegevens makkelijk gelinkd worden aan de uitbetalingen van het online betaalplatform (Mollie).

Zijn er later toch aanpassingen aan het dossier? Dan zorgt Eaglebe voor de correcte herberekening van alle gegevens en worden meteen de nodige creditnota’s aangemaakt.

De voordelen samengevat

• Online betaalmogelijkheden (instelbaar door het lokaal bestuur), zodat iedere vergunning eenvoudig en snel kan worden betaald.
• De nodige meldingen bij het aanpassen van de facturatie gegevens binnen Eaglebe, zodat fouten in de facturatie worden voorkomen.
• Verschillende export formaten conform de meest gangbare boekhoudpakketten (Alfa, Mercurius, New Horizon), zodat alle informatie op de juiste plaats terecht komt bij de financiële dienst.

Als kers op de taart is deze integratie tussen Eaglebe en de boekhouding volledig gratis langs de kant van Eaglebe!

Een gedetailleerde beschrijving van de werking van deze integratie en de nodige configuratie vind je op onze helpdesk.